給流程瘦身的四個手段
流程是由若干活動節(jié)點按一定邏輯順序組織起來的,流程的價值需要由各個節(jié)點來支持和體現(xiàn),但們并不是所有流程中的節(jié)點都是有價值的,評估節(jié)點的價值需要從對整體流程的效率、質(zhì)量、成本三點來綜合考慮(之前博客介紹的“流程價值立方體”概念)。因此我們需要通過各種方式來達(dá)到消除這些節(jié)點的效果,以下是一些方式的介紹:
首先使用的方法是“清除”,該方法適用于那些確認(rèn)為是屬于非增值的浪費節(jié)點而言,這些節(jié)點主要包括重復(fù)的活動,比如相同數(shù)據(jù)在不同環(huán)節(jié)不同部門的重復(fù)錄入,不必要的檢查和重復(fù)檢查活動(有些產(chǎn)品在工藝或者技術(shù)的保證下已經(jīng)達(dá)到一定要求,就沒必要再設(shè)置對這些產(chǎn)品的檢查,以及對某些產(chǎn)品不必要的多次檢查),不必要的溝通活動(要注意流程責(zé)權(quán)利的劃分,減少和無關(guān)部門,人員的沒必要的溝通而浪費資源),不必要的等待審核和授權(quán)的活動(領(lǐng)導(dǎo)要充分授權(quán),減少不必要的領(lǐng)導(dǎo)審核和授權(quán)的活動,尤其不要把“告知”的溝通當(dāng)成“審核確認(rèn)”活動來處理)。
其次可以使用的方法是“簡化”,目標(biāo)是簡化工作方式,降低工作強度,消除無用活動。包括:簡化表格的填寫活動(不必要的填寫要消除,有需要的填寫要簡化表格內(nèi)容,只填寫必要信息,夠用就可以),簡化物品流轉(zhuǎn)活動(通過工作活動的調(diào)整或者工位的調(diào)整簡化流程中實際物品的物理位置的流轉(zhuǎn)活動),簡化溝通活動(不能消除的溝通也要減少不必要的過度溝通)
第三個方法是“整合”,包括組織內(nèi)部流程的整合以及組織外部流程的整合。內(nèi)部整合以活動內(nèi)容和角色兩方面綜合考慮,把一些列簡單的活動或者技能要求相近的活動整合,安排給一個角色的人員承擔(dān),這樣縮短更多交接帶來的時間延誤,也減少錯誤發(fā)生。將一些專業(yè)性較強的工作活動安排給一個專門的團(tuán)隊完成,并在物理位置上集中,這樣可以降低物料的活動,便于內(nèi)部溝通。對外的整合包括對上游供應(yīng)商的整合和下游客戶的整合,盡量做到雙方流程的無縫有效對接,減少雙方信息流轉(zhuǎn)中的錯誤的發(fā)生和信息的延遲。
最后一個方法是“信息化”,這個方法不能算是一個獨立的方法,但是他確實是在流程中非常有用的工具,它不但可以有效支持以上三個方法的實施,甚至在有些時候信息化在流程中可以起到顛覆的效果。因此在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上談流程改造、流程優(yōu)化是越來越普遍的方式。





