引言

ISO9000標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的質(zhì)量管理和質(zhì)量保證國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。在高職辦學(xué)過程中，其首要遵循的原則就是以顧客（學(xué)生）為關(guān)注焦點(diǎn)，其次就是領(lǐng)導(dǎo)作用。由此可見，干部人事檔案的管理，是高職院校管理工作的核心內(nèi)容之一，在辦學(xué)管理過程中具有舉足輕重的地位和作用。

1引入ISO9000標(biāo)準(zhǔn)管理檔案的必要性

近年來，隨著干部人事制度及高職辦學(xué)改革的不斷深入,人才的競(jìng)爭(zhēng)擇優(yōu)和正常的流動(dòng)機(jī)制正在形成，高職教育的發(fā)展，行業(yè)認(rèn)可是其生命線。只有增強(qiáng)質(zhì)量管理和質(zhì)量保證意識(shí)，運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀思想，加強(qiáng)學(xué)院內(nèi)涵建設(shè)，才能贏得行業(yè)的認(rèn)可和自身更大的發(fā)展空間。引入ISO9000質(zhì)量管理體系，就是構(gòu)建內(nèi)部質(zhì)量管理平臺(tái)，更新學(xué)院的質(zhì)量管理觀念，使質(zhì)量管理從經(jīng)驗(yàn)型、粗放型逐步向規(guī)范化、科學(xué)化、人本化發(fā)展，做到?jīng)Q策科學(xué)化、工作規(guī)范化、改進(jìn)制度化、服務(wù)自覺化。然而，目前的傳統(tǒng)干部檔案管理仍然存在著不足之處。

1.1傳統(tǒng)檔案材料的真實(shí)性。

材料真實(shí)是干部檔案存在的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎(chǔ)。當(dāng)前的檔案材料在審查時(shí)往往把關(guān)不嚴(yán)，缺乏過程管理意識(shí)，導(dǎo)致責(zé)任承擔(dān)不明，幾經(jīng)波折的檔案資料往往受人質(zhì)疑，嚴(yán)重影響了廣大干部的工作積極性，也使檔案材料的信服力及其價(jià)值受到質(zhì)疑。

1.2檔案價(jià)值的充分發(fā)揮

在傳統(tǒng)的人事管理模式上，干部檔案往往以個(gè)人履歷為主，而能夠反映教職工個(gè)人素質(zhì)、工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)、業(yè)績(jī)變化的各種培訓(xùn)、進(jìn)修等方面的材料則少之又少，普遍存在檔案管理不完善、規(guī)章制度不健全等問題。這直接導(dǎo)致干部檔案可用性不足，檔案價(jià)值不能得到充分發(fā)揮。

1.3檔案材料的時(shí)效性

從微觀意義上來看，干部檔案都是一個(gè)信息集合體，包括個(gè)人素質(zhì)、工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等原始信息記錄，可以為組織人事部門系統(tǒng)地考察個(gè)人的“德勤績(jī)能效”提供參考依據(jù),及時(shí)分析個(gè)人性格及能力特點(diǎn)，為客觀公正地選拔和使用干部提供重要的信息支持。從宏觀角度來看，整個(gè)單位或地區(qū)所有的干部人事檔案信息，綜合起來就是一個(gè)人力資源信息庫(kù)。它能使組織準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握人才隊(duì)伍的數(shù)量、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)、分布等重要數(shù)據(jù)信息，提高人才宏觀管理水平，為制定人才引進(jìn)計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)人才資源合理配置提供及時(shí)的宏觀信息支持。

ISO9000標(biāo)準(zhǔn)在高校干部檔案管理中的可行性

2.1理論層面的指導(dǎo)性

ISO9000質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布的關(guān)于質(zhì)量管理和質(zhì)量保證方面的系列標(biāo)準(zhǔn)，已被近100多個(gè)國(guó)家和地區(qū)等同或等效采用，我國(guó)自1988年等效采用該標(biāo)準(zhǔn)，1992年改為等同采用。因此，將ISO9000質(zhì)量管理體系引入高校干部檔案管理工作中，可為干部管理工作的科學(xué)化提供很好的操作平臺(tái)。通過干部檔案管理，促使高職院校各方面的工作形成一個(gè)有機(jī)整體，實(shí)現(xiàn)高校人才資源的高效率和高可用性。

2.2實(shí)踐層面的可行性

ISO9000質(zhì)量管理模式是在全面質(zhì)量管理理論和實(shí)踐基礎(chǔ)上發(fā)展起來的質(zhì)量管理新模式，其核心精神是把質(zhì)量管理從傳統(tǒng)的強(qiáng)調(diào)對(duì)結(jié)果（產(chǎn)品）的評(píng)估轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾晫?duì)過程實(shí)施的控制。目標(biāo)管理體系是只作宏觀目標(biāo)（如質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)）的制約，強(qiáng)調(diào)的是要達(dá)到的目標(biāo)，而過程管理體系是基于達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)的微觀過程的控制，強(qiáng)調(diào)的是過程。因此，過程管理是對(duì)形成最終結(jié)果（產(chǎn)品）的全過程實(shí)施過程控制，對(duì)影響質(zhì)量的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)測(cè)、糾錯(cuò)、反饋、修正，增加管理的透明度，消除由于管理上的無序而滋生的生產(chǎn)力效率低下，保障管理的計(jì)劃性、落實(shí)性和有效性，以確保所有過程質(zhì)量管理均在嚴(yán)格的監(jiān)控之下進(jìn)行。因此，高職院通過檔案管理可使各方面的工作形成一個(gè)有機(jī)整體，充分發(fā)揮高職院?！半p師”型人才資源優(yōu)勢(shì)，更好地服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

ISO9000標(biāo)準(zhǔn)下的干部檔案管理方式

3.1分級(jí)保管

對(duì)ISO9000標(biāo)準(zhǔn)下高校人事部門的檔案管理，要遵循文件的整理原則，即遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。ISO9000標(biāo)準(zhǔn)檔案管理活動(dòng)，也是按人力資源管理規(guī)律進(jìn)行的。在日常的教學(xué)活動(dòng)及行政辦公過程中形成了種類多、數(shù)量大的教學(xué)文件與工作記錄，對(duì)于能反映教工個(gè)人素質(zhì)、工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等檔案文件、考察性的訪談?dòng)涗浐驼J(rèn)證性的記錄，要區(qū)別它們的價(jià)值，分別整理、歸檔保管，其最終目的是便于組織人事部門系統(tǒng)地考察個(gè)人的“德勤績(jī)能效”，更好地為客觀公正地選拔和使用干部提供重要的信息支持。

3.2分階段歸檔

高校從申請(qǐng)貫徹ISO9000標(biāo)準(zhǔn)，到通過認(rèn)證，至證書有效期滿，形成的檔案來自三個(gè)階段：第一階段的認(rèn)證檔案材料來自高校人事組織部門從開始申請(qǐng)到簽定合同所形成的文件檔案；第二階段的認(rèn)證檔案材料來自認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核人員根據(jù)審核工作程序，對(duì)高校人事組織部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，通過認(rèn)證所形成的檔案材料；第三階段的檔案材料來自高校人事組織部門獲得認(rèn)證書后，根據(jù)國(guó)際有關(guān)規(guī)定，在證書有效期內(nèi)，認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核人員每年度所進(jìn)行的監(jiān)督檢查及復(fù)審、再?gòu)?fù)審所形成的檔案材料。從申請(qǐng)到通過認(rèn)證的時(shí)間長(zhǎng)短不定，獲證以后審核人員進(jìn)行再次監(jiān)督檢查的時(shí)間一般為一年次，但具體時(shí)間也要根據(jù)實(shí)際情況來確定。因此，要加強(qiáng)對(duì)認(rèn)證檔案材料的管理工作，就必須要求認(rèn)證部門的工作人員將每次審核的認(rèn)證檔案分階段及時(shí)歸檔。

3.3其他工作和訪談?dòng)涗浀姆蛛A段歸檔

ISO9000標(biāo)準(zhǔn)下的高校工作、訪談?dòng)涗浀男纬桑彩前凑崭呗氜k學(xué)特點(diǎn)及教學(xué)管理規(guī)律，在教學(xué)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的,一般以學(xué)期、學(xué)年進(jìn)行整理歸檔。為了確保ISO9000標(biāo)準(zhǔn)下干部檔案齊全和完整，要建立一定的工作體制，加強(qiáng)對(duì)認(rèn)證部門檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，并要在認(rèn)證部門專設(shè)一名檔案管理人員。進(jìn)行認(rèn)證的高校人事組織部門要將干部檔案工作納入計(jì)劃管理制度和部門有關(guān)人員職責(zé)范圍之中，使認(rèn)證工作一開始就與建立認(rèn)證檔案工作同步進(jìn)行。檔案管理人員根據(jù)高校本部門審核情況，隨時(shí)收集認(rèn)證文件材料，將認(rèn)證主要材料及時(shí)向人事組織部門歸檔，并指導(dǎo)、檢查本部門其他人員對(duì)工作、訪談?dòng)涗浀恼硪约霸诒静块T保存。

4引入ISO9000質(zhì)量管理體系的實(shí)施過程

在高校干部檔案管理工作中推行過程管理體系本身就是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，但這項(xiàng)工程一旦建立起來，其受益者是師生、學(xué)校和整個(gè)社會(huì)。高校干部檔案工作中引入ISO9000質(zhì)量管理體系的實(shí)施過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)涉及到編制質(zhì)量管理體系文件，這是進(jìn)行質(zhì)量管理和質(zhì)量控制的立法工作，因此，干部檔案工作質(zhì)量管理體系文件既要符合標(biāo)準(zhǔn)要求，又要適合高校人事工作實(shí)際，便于操作和檢查。編寫高校干部檔案管理工作質(zhì)量管理體系文件是一項(xiàng)極其重要的基礎(chǔ)性工作，它關(guān)系到今后體系運(yùn)行的符合性和有效性程度。ISO9000質(zhì)量管理體系使用的文件類型包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄等。按照其具體要求，高校人事工作質(zhì)量管理體系應(yīng)由四個(gè)層次的文件所構(gòu)成。

4.1干部工作質(zhì)量手冊(cè)

干部工作質(zhì)量手冊(cè)是規(guī)定高校人事工作質(zhì)量管理體系的重要文件，是質(zhì)量管理體系文件的重要組成部分。按照質(zhì)量管理原則，高校干部工作質(zhì)量手冊(cè)可以是各類人事工作管理文件的匯編，也可以按ISO9000編制為一本獨(dú)立的干部工作質(zhì)量保證手冊(cè)。其相應(yīng)的要素包括質(zhì)量體系、管理職責(zé)、資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)以及持續(xù)改進(jìn)。在上述要素控制的過程中，要注意統(tǒng)計(jì)技術(shù)的應(yīng)用。高校干部工作質(zhì)量手冊(cè)的建立應(yīng)適合于高校人事組織工作的目的，包括滿足干部競(jìng)聘工作的要求，干部工作持續(xù)改進(jìn)的承諾，在此基礎(chǔ)上建立的質(zhì)量方針，以及逐層制定、可測(cè)量、與質(zhì)量方針一致并且滿足質(zhì)量要求的質(zhì)量目標(biāo)。

4.2干部工作程序文件

質(zhì)量管理體系中的程序文件是為體系中某項(xiàng)活動(dòng)或過程規(guī)定的運(yùn)行途徑，是引用程序文件質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件,是為體系中某項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的運(yùn)行途徑所進(jìn)行的規(guī)定。其基本要素為6個(gè)形成文件的程序：文件控制程序、記錄控制程序、內(nèi)部審核程序、不合格品控制程序、糾正措施控制程序以及預(yù)防措施控制程序。干部工作程序文件的形成過程應(yīng)遵循質(zhì)量管理模式的科學(xué)性，同時(shí)也要考慮到組織工作的復(fù)雜性和方向性。

4.3干部工作作業(yè)指導(dǎo)書

作業(yè)指導(dǎo)書是質(zhì)量管理體系中作業(yè)文件的代表，是為指導(dǎo)某個(gè)具體活動(dòng)或程序運(yùn)行時(shí)所需步驟方法等細(xì)節(jié)性描述的可操作性文件。高校干部工作作業(yè)指導(dǎo)書是對(duì)組織工作相關(guān)程序文件的支持和對(duì)其中某一過程的細(xì)化，是對(duì)程序文件的一種補(bǔ)充，其制定應(yīng)本著使高校人事工作有章可循的目的。

4.4干部工作記錄

干部工作記錄是質(zhì)量管理體系文件中的一種特殊類型,是闡明質(zhì)量管理體系所取得的結(jié)果或提供質(zhì)量管理體系所完成活動(dòng)的證據(jù)文件。由于組織工作的重要性，高校干部工作記錄應(yīng)依照遵從標(biāo)準(zhǔn)要求，覆蓋標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合高校組織工作的實(shí)際情況，如實(shí)反映和體現(xiàn)體系的動(dòng)作過程，并確保記錄的運(yùn)作和填寫符合要求。

5結(jié)語(yǔ)

本文從理論與實(shí)踐兩個(gè)方面分別分析了IS09000標(biāo)準(zhǔn)在教學(xué)管理上運(yùn)用的可行性，闡述了在IS09000標(biāo)準(zhǔn)下的高校干部檔案管理方式，為高校在IS09000標(biāo)準(zhǔn)下的干部檔案的管理提供了一定的借鑒。同時(shí)，完善的IS09000標(biāo)準(zhǔn)下的干部檔案管理，對(duì)高校的教育教學(xué)以及人力資源管理的提升,使高校干部人事檔案管理向“人才”管理的模式拓展，可以起到促進(jìn)作用。

20211014_616850a8bd08c__ISO9000標(biāo)準(zhǔn)下的干部檔案管理模式